Gestionnaire de scolarité

Centre Microélectronique de Provence (CMP) 

Vous avez dit innovation embarquée ? Le CMP est LE lieu où se croisent microélectronique, sûreté et objets connectés.
Ancré au cœur d’un écosystème d’excellence – grands groupes, PME, startups, partenaires académiques – notre centre conjugue l’électronique du futur (flexible, bioélectronique), sécurité des systèmes et modélisations numériques pour la chaine logistique.
Ici, on conçoit, on teste, on sécurise : des systèmes embarqués aux composants critiques.

Environnement du poste 

La direction de la Formation (DF) est structurée en 5 pôles : Scolarité Saint-Étienne, Scolarité Provence (où le présent poste est affecté), Professionnalisation, International et Ingénierie pédagogique.

Les services de scolarité assurent les processus administratifs allant de l’inscription à la diplomation en tant qu’étudiants de Mines Saint-Etienne pour l’ensemble de cursus de Mines Saint-Etienne, notamment sur le campus Provence :

• Ingénieur Systèmes Microélectronique et informatique (ISMIN), sur le Campus Provence ;
• Diplômes nationaux de Master, dont 1 enseignés intégralement en anglais ;
• 2 Parcours de formation spécialisée (Mastères Spécialisés, de la CGE) ;
• 1 cursus d’Ingénieur sous statut salarié en Systèmes Electroniques Embarqués, en partenariat avec l’ISTP (Institut Supérieur des Techniques de la Performance, en apprentissage

La Direction des Formations du Campus Aix-Marseille Provence recrute un(e) gestionnaire de scolarité pour les élèves de 2^ème année, en contrat à durée déterminée de 4.5 mois, à temps complet, dans le cadre d’un remplacement de congé maternité.

🎯 Ce que nous attendons de vous

La personne retenue interviendra sous l’autorité du responsable du pôle Scolarité du Campus Provence, sur l’ensemble des missions, en liaison avec les autres personnels du pôle et de la DF.
Ces missions concernent la gestion administrative de formations sous statut étudiant s’articulent autour de 6 piliers principaux :

• Organisation des plannings
• Gestion des enseignants
• Gestion des examens et des notes
• Suivi administratif des étudiants
• Pilotage des stages et des projets école
• Communication et coordination

Organisation des plannings

• Mettre à jour les modifications de planning
• Saisir les plannings dans le système d’information
• Contacter les responsables d’électifs pour compléter les informations

 Gestion des enseignants

• Assurer le suivi des heures d’enseignement
• Déclarer les heures enseignants
• Valider les heures effectuées

Suivi des étudiants

• Suivre et saisir les justificatifs d’absence
• Assurer le suivi global des étudiants
• Communication avec les responsables de promotion

Examens et notes

• Assurer le suivi des examens :
• relance des sujets , relance et collecte des notes, saisie des notes
• Gérer les rattrapages :  inscription des étudiants en défaillance et suivi des reliquats des années précédentes

Bilan pédagogique et matrices

• Assurer le suivi des notes en fin de semestre
• Organiser les bilans avec les enseignants
• Mettre à jour :  les barres d’UE et la matrice pédagogique

Organisation du parcours S8 : Stages 2A / ISMIN, Projets école et Électifs

Organiser :  la présentation des stages et le recensement des vœux étudiants, Envoyer les informations :  Présentation des électifs et Choix stage / projet école.
Projet Ecole : Recenser les projets école et Mettre à jour la liste des électifs.
Stages : Collecter les fiches d’évaluation et les notes, Saisir les notes dans le système d’information, Gérer les conventions de stage (édition et suivi) et Mettre à jour et diffuser la procédure stages.
Electifs : Préparation des plannings avec chaque responsable, Mise à jour des listes de diffusion, Saisie des plannings dans système d’information

Communication et coordination

Envoyer les mails aux étudiants et enseignants, transmettre les informations à l’assistante de scolarité, coordonner avec les différents interlocuteurs : enseignants, responsables pédagogiques, gestionnaires (notamment 1A et 2A).
Événementiel, Gérer les devis (ex : 8H CHRONO), Demande de devis et informations nécessaires pour établir une demande de commande.
Les missions sont bien entendu évolutives en fonction des besoins du service et de l’évolution de l’activité. Le poste est basé sur le campus de Aix-Marseille-Provence à Gardanne.

Profil recherché

Vous êtes titulaire de :

• Diplôme Bac + 2 ou équivalent

Et idéalement, La personne recrutée devra faire preuve des qualités et compétences suivantes :

• Une expérience dans l’enseignement supérieur sera appréciée ;
• Pratique courante des outils bureautiques (traitement de texte, tableur, messagerie, outils web), intérêt général pour l’informatique ;
• Bonne maîtrise de l’anglais (usagers non francophones). Une seconde langue vivante étrangère (espagnol, allemand, …) serait un plus ;
• Rigueur, méthode, fiabilité ;
• Autonomie, sens de l’organisation, réactivité/disponibilité ;
• Qualités relationnelles et de travail en équipe ;
• Goût et aptitude pour le contact et la communication ;
• Diplomatie, tact, discrétion, sens de l’écoute et de l’équité, capacité à faire preuve à la fois d’empathie et de fermeté dans le respect des règles.